Privacy Notice
Politique de Confidentialité
1. Introduction
Epsylon Systems LLC ("Epsylon Systems," "we," "our," or "us") is committed to protecting the privacy of all individuals who interact with our corporate website located at www.epsylonsystems.com (the "Site"). This Privacy Notice describes how we collect, use, share, and protect personal information, and what rights you have in relation to it.
By using this Site or submitting information to us, you acknowledge and accept the practices described herein.
Scope
This Notice applies exclusively to data processing conducted by Epsylon Systems LLC in its capacity as parent holding company, through this corporate website. It does not govern data processing conducted by the Company's operational divisions:
- Atlantis Base Group publishes its own privacy policy at atlantisbase.com, which governs all data processed in connection with commodity trade and freight services.
- Epsylight Platform publishes its own privacy policy at epsylight.com, which governs all data processed in connection with audit and compliance services.
Governing Frameworks
This Notice is governed by the laws of the State of New Mexico and federal United States law. We also commit to principles consistent with the European General Data Protection Regulation (GDPR, Articles 5 & 32) for visitors located in the European Economic Area, and the California Consumer Privacy Act (CCPA) for visitors located in California.
2. Data Controller
The data controller responsible for personal information processed through this Site is:
Epsylon Systems LLC
1000 Brickell Avenue, Suite #715 PMB 345
Miami, FL 33131, United States
Email: holding@epsylonsystems.com
3. Information We Collect
3.1 Information You Provide Directly
When you contact us through the email address published on this Site, we may collect:
- Full name and professional title;
- Business email address;
- Company name and country of registration;
- Subject and content of your inquiry;
- Any additional information you voluntarily provide in correspondence.
3.2 Information Collected Automatically
When you visit the Site, our hosting infrastructure (Cloudflare) and statistical tools may collect:
- IP address and approximate geographic location (country-level only);
- Browser type, operating system, and device information;
- Pages visited, time spent, and referring URL;
- Date and time of access.
This information is collected through standard web server logs for security and performance purposes.
3.3 What We Do Not Collect
This Site does not use third-party advertising trackers, behavioral profiling cookies, or social media pixels. We do not enrich your data with third-party data brokers. We do not collect financial information, identity documents, or sensitive personal data through this Site.
4. Legal Basis & Purpose
We process personal information on the following legal bases:
- Legitimate interest: to respond to your business inquiries, conduct corporate communications, and operate our Site securely.
- Legal obligation: to comply with applicable record-keeping, sanctions screening (OFAC), anti-money laundering, and tax obligations.
- Consent: where applicable and where required by law, for any communication beyond the immediate purpose of responding to your inquiry.
5. How We Use Your Information
We use the information we collect strictly for the following purposes:
- Inquiry response: to acknowledge and respond to communications addressed to the holding company;
- Internal routing: to transmit your inquiry to the appropriate operational division when relevant, with reasonable notice to you;
- Compliance and due diligence: to conduct KYC verification, sanctions screening (OFAC, EU sanctions lists), and anti-money laundering checks where applicable;
- Site security and improvement: to detect anomalies, prevent abuse, and improve the functioning of the Site.
6. Information Sharing & Disclosure
Epsylon Systems LLC treats all information received at the holding level as strictly confidential. We will not sell, rent, or trade your personal information to third parties for marketing purposes.
We may share information in the following limited circumstances:
- Operational divisions: with Atlantis Base Group or Epsylight Platform when your inquiry pertains to their operational scope, with reasonable notice to you;
- Professional advisors: with our legal counsel, accountants, and auditors under strict confidentiality obligations;
- Legal obligations: where required by applicable law, regulation, court order, or lawful request from a competent authority;
- Infrastructure providers: with hosting (Cloudflare) and email infrastructure providers acting strictly as data processors on our behalf.
7. International Transfers
As a United States-based holding company with operational activity in European markets, personal information may be transferred between the United States and the European Economic Area. Such transfers are conducted in accordance with applicable safeguards, including, where relevant, Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.
8. Data Retention
Personal information is retained only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, or as required by applicable law:
- Inquiry-related correspondence: retained for a period of five (5) years following the last communication, in line with statutory limitation periods;
- KYC and compliance records: retained for a period of seven (7) years following the conclusion of any business relationship, as required by applicable AML legislation;
- Technical logs (IP, access): retained for a maximum of twelve (12) months for security purposes.
9. Your Rights
Depending on your jurisdiction, you may exercise the following rights with respect to your personal information:
- Right of access — obtain confirmation of whether we process your data, and a copy thereof;
- Right of rectification — request correction of inaccurate or incomplete data;
- Right of erasure — request deletion of your data, subject to legal retention obligations;
- Right of restriction — request limitation of processing under certain circumstances;
- Right of portability — receive your data in a structured, commonly used format (GDPR);
- Right of objection — object to processing based on legitimate interest;
- Right to withdraw consent — where processing is based on consent;
- Right to lodge a complaint — with your local data protection authority.
To exercise any of these rights, please contact us at holding@epsylonsystems.com. We will respond within thirty (30) days.
10. Security
We implement reasonable technical and organizational measures to protect personal information against unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction. These measures include encrypted transport (TLS), access controls, and infrastructure-level protections provided by our hosting partners.
However, no system can guarantee absolute security. We encourage you to take reasonable precautions when transmitting sensitive information over the internet.
11. Cookies & Analytics
This Site uses strictly necessary cookies for session management and language preference persistence. We do not use third-party advertising cookies or behavioral tracking pixels. Aggregated, non-identifying analytics may be used to understand Site usage patterns.
12. Children
This Site is intended for institutional and professional audiences. We do not knowingly collect personal information from individuals under the age of eighteen (18). If we become aware of such collection, we will delete the information promptly.
13. Changes to This Notice
This Privacy Notice may be updated periodically to reflect changes in our practices or applicable law. The "Last Updated" date at the top of this document indicates when this Notice was most recently revised. We encourage you to review it regularly.
14. Contact
For any privacy-related question or request:
Epsylon Systems LLC — Data Protection
1000 Brickell Avenue, Suite #715 PMB 345
Miami, FL 33131, United States
Email: holding@epsylonsystems.com
Notice. This Notice governs the corporate website of Epsylon Systems LLC at the holding level only. For data processed in connection with commodity trade or freight services, please consult the privacy policy of Atlantis Base Group. For data processed in connection with audit and compliance services, please consult the privacy policy of Epsylight Platform.
1. Introduction
Epsylon Systems LLC (« Epsylon Systems », « nous » ou « notre ») s'engage à protéger la confidentialité des informations personnelles de toute personne interagissant avec son site corporatif à l'adresse www.epsylonsystems.com (le « Site »). La présente Politique de Confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les informations personnelles, ainsi que vos droits à cet égard.
En utilisant ce Site ou en nous transmettant des informations, vous reconnaissez et acceptez les pratiques décrites ci-après.
Périmètre
La présente Politique s'applique exclusivement aux traitements de données conduits par Epsylon Systems LLC en sa qualité de société-mère holding, à travers ce site corporatif. Elle ne régit pas les traitements de données conduits par les divisions opérationnelles de la Société :
- Atlantis Base Group publie sa propre politique de confidentialité à l'adresse atlantisbase.com, régissant toute donnée traitée dans le cadre des activités de négoce de matières premières et de fret.
- Epsylight Platform publie sa propre politique de confidentialité à l'adresse epsylight.com, régissant toute donnée traitée dans le cadre des activités d'audit et de conformité.
Cadres de Référence
La présente Politique est régie par les lois de l'État du Nouveau-Mexique et le droit fédéral des États-Unis. Nous nous engageons également à respecter les principes du Règlement Général sur la Protection des Données européen (RGPD, Articles 5 et 32) pour les visiteurs situés dans l'Espace économique européen, et du California Consumer Privacy Act (CCPA) pour les visiteurs situés en Californie.
2. Responsable de Traitement
Le responsable de traitement des informations personnelles collectées via ce Site est :
Epsylon Systems LLC
1000 Brickell Avenue, Suite #715 PMB 345
Miami, FL 33131, États-Unis
Email : holding@epsylonsystems.com
3. Informations Collectées
3.1 Informations que vous fournissez directement
Lorsque vous nous contactez via l'adresse email publiée sur ce Site, nous pouvons collecter :
- Votre nom complet et titre professionnel ;
- Votre adresse email professionnelle ;
- Le nom de votre société et son pays d'immatriculation ;
- L'objet et le contenu de votre demande ;
- Toute information complémentaire que vous fournissez volontairement.
3.2 Informations collectées automatiquement
Lorsque vous visitez le Site, notre infrastructure d'hébergement (Cloudflare) et nos outils statistiques peuvent collecter :
- Adresse IP et localisation géographique approximative (niveau pays uniquement) ;
- Type de navigateur, système d'exploitation et informations de l'appareil ;
- Pages visitées, temps passé et URL référente ;
- Date et heure d'accès.
Ces informations sont collectées via les journaux standards de serveur web à des fins de sécurité et de performance.
3.3 Ce que nous ne collectons pas
Ce Site n'utilise aucun traceur publicitaire tiers, aucun cookie de profilage comportemental, et aucun pixel de réseau social. Nous n'enrichissons pas vos données avec des courtiers de données tiers. Nous ne collectons pas d'informations financières, de documents d'identité, ou de données personnelles sensibles via ce Site.
4. Base Légale et Finalité
Nous traitons les informations personnelles sur les bases légales suivantes :
- Intérêt légitime : pour répondre à vos demandes professionnelles, conduire nos communications corporatives, et opérer notre Site de manière sécurisée.
- Obligation légale : pour respecter les obligations applicables de conservation, de criblage de sanctions (OFAC), de lutte contre le blanchiment, et fiscales.
- Consentement : lorsqu'applicable et requis par la loi, pour toute communication allant au-delà de la finalité immédiate de réponse à votre demande.
5. Utilisation de Vos Informations
Nous utilisons les informations collectées strictement aux fins suivantes :
- Réponse à votre demande : pour accuser réception et répondre aux communications adressées à la société-mère ;
- Routage interne : pour transmettre votre demande à la division opérationnelle appropriée lorsque cela est pertinent, avec un préavis raisonnable ;
- Conformité et due diligence : pour conduire les vérifications KYC, le criblage de sanctions (OFAC, listes de sanctions UE), et les contrôles de lutte contre le blanchiment lorsqu'applicables ;
- Sécurité et amélioration du Site : pour détecter les anomalies, prévenir les abus, et améliorer le fonctionnement du Site.
6. Partage et Divulgation
Epsylon Systems LLC traite toutes les informations reçues au niveau de la holding de manière strictement confidentielle. Nous ne vendrons, louerons ni n'échangerons vos informations personnelles à des tiers à des fins de marketing.
Nous pouvons partager des informations dans les circonstances limitées suivantes :
- Divisions opérationnelles : avec Atlantis Base Group ou Epsylight Platform lorsque votre demande relève de leur champ opérationnel, avec préavis raisonnable ;
- Conseillers professionnels : avec nos conseillers juridiques, comptables et auditeurs, sous obligation stricte de confidentialité ;
- Obligations légales : lorsque requis par la loi applicable, un règlement, une décision de justice, ou une demande légitime d'une autorité compétente ;
- Prestataires d'infrastructure : avec les prestataires d'hébergement (Cloudflare) et d'infrastructure email agissant strictement en tant que sous-traitants pour notre compte.
7. Transferts Internationaux
En tant que société-mère basée aux États-Unis avec une activité opérationnelle sur les marchés européens, des informations personnelles peuvent être transférées entre les États-Unis et l'Espace économique européen. De tels transferts sont conduits conformément aux garanties applicables, incluant, lorsque cela est pertinent, les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne.
8. Conservation des Données
Les informations personnelles sont conservées uniquement pour la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou tant que requis par la loi applicable :
- Correspondance liée aux demandes : conservée pendant cinq (5) ans suivant la dernière communication, en alignement avec les délais de prescription applicables ;
- Dossiers KYC et conformité : conservés pendant sept (7) ans suivant la fin de toute relation d'affaires, comme requis par la législation anti-blanchiment applicable ;
- Journaux techniques (IP, accès) : conservés pour un maximum de douze (12) mois à des fins de sécurité.
9. Vos Droits
Selon votre juridiction, vous pouvez exercer les droits suivants concernant vos informations personnelles :
- Droit d'accès — obtenir confirmation du traitement de vos données, et en recevoir copie ;
- Droit de rectification — demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l'effacement — demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation ;
- Droit à la limitation — demander la limitation du traitement dans certaines circonstances ;
- Droit à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé (RGPD) ;
- Droit d'opposition — vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
- Droit de retrait du consentement — lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
- Droit de réclamation — auprès de votre autorité locale de protection des données (CNIL en France).
Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à holding@epsylonsystems.com. Nous répondrons dans un délai de trente (30) jours.
10. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les informations personnelles contre l'accès non autorisé, l'altération, la divulgation ou la destruction. Ces mesures incluent le transport chiffré (TLS), les contrôles d'accès, et les protections au niveau de l'infrastructure fournies par nos partenaires d'hébergement.
Cependant, aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. Nous vous encourageons à prendre des précautions raisonnables lors de la transmission d'informations sensibles sur internet.
11. Cookies et Statistiques
Ce Site utilise exclusivement des cookies strictement nécessaires à la gestion de session et à la persistance de la préférence linguistique. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire tiers ni pixel de suivi comportemental. Des statistiques agrégées et non identifiantes peuvent être utilisées pour comprendre les schémas d'utilisation du Site.
12. Mineurs
Ce Site est destiné à un public institutionnel et professionnel. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès de personnes âgées de moins de dix-huit (18) ans. Si nous constatons une telle collecte, nous procéderons à la suppression rapide des informations concernées.
13. Modifications
La présente Politique de Confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour refléter des évolutions de nos pratiques ou de la loi applicable. La date « Dernière mise à jour » en haut du document indique la révision la plus récente. Nous vous encourageons à la consulter régulièrement.
14. Contact
Pour toute question ou demande relative à la confidentialité :
Epsylon Systems LLC — Protection des Données
1000 Brickell Avenue, Suite #715 PMB 345
Miami, FL 33131, États-Unis
Email : holding@epsylonsystems.com
Avis. La présente Politique régit le site corporatif d'Epsylon Systems LLC au niveau de la holding uniquement. Pour les données traitées dans le cadre des activités de négoce de matières premières ou de fret, veuillez consulter la politique de confidentialité d'Atlantis Base Group. Pour les données traitées dans le cadre des activités d'audit et de conformité, veuillez consulter la politique de confidentialité d'Epsylight Platform.